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Vorlage - VI/2017/0580/IV  

 
 
Betreff: Übertragung von Aufgaben auf das Rechnungsprüfungsamt – Sachstandsbericht
Status:öffentlichVorlage-Art:Informationsvorlage
Federführend:14 Rechnungsprüfungsamt   
Beratungsfolge:
Verwaltungsausschuss Anhörung
10.04.2017 
Öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Verwaltungsausschusses      
Stadtrat Anhörung
08.05.2017 
Öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Stadtrates zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n
Anlagen:
Anlage 1
Anlage 2

Sach- und Rechtslage:

Auf der gesetzlichen Basis der §§ 103 (1) in Verbindung mit 28 (2) Nr. 3 und 12 der Sächsischen Gemeindeordnung beschloss der Stadtrat der Stadt Reichenbach im Vogtland in seiner Sitzung am 31.08.2015 das Rechnungsprüfungsamt zu ermächtigen die Eröffnungsbilanzen und  Abschlüsse der Städte Rodewisch, Oelsnitz, Auerbach und Adorf zu prüfen. Entsprechende Anfragen lagen aus diesen Städten vor.

Der zweite Teil des Beschlusses sah vor, dass dann mit den vorliegenden Erfahrungen und unter Berücksichtigung weiterer Entwicklungen die neu zu kalkulierenden Verträge vorzulegen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass der Verwaltungsausschuss hier nicht berechtigt ist die entsprechenden Beschlüsse zu fassen, dies obliegt allein dem Stadtrat.

 

Das Angebot des Rechnungsprüfungsamtes an die Städte lag als Anlage bei und wird als Anlage 1 nochmals beigefügt.

 

Stand Abarbeitung und Erfahrung:

Der Stadtrat hat über 5 zusätzlich zu prüfende Gemeinden bzw. Einrichtungen beschlossen:

  1. Die Stadt Rodewisch hat die Prüfung ihrer Eröffnungsbilanz angefragt und das Angebot i.H.v. 6.200,-€ angenommen. Diese Prüfung ist abgeschlossen und abgerechnet. Die Kämmerin hat, bislang mündlich, Interesse an einer Weiterführung der Zusammenarbeit bekundet, perspektivisch könnten wir mit einer Weiterführung und längeren vertraglichen Bindung mit Rodewisch ab August/September 2017r die Prüfung der Abschlüsse zum 31.12.2013 bis auf Weiteres, rechnen. Ein erneuter Beschluss des Stadtrates wird dafür erforderlich.
  2. Die Prüfung der Stadt Oelsnitz mit ihren Verwaltungsgemeinschaften für Bösenbrunn, Eichigt  und Triebel/Vogtl., musste zunächst krankheitsbedingt zurück gestellt werden. Eine Rücksprache mit dem Kämmerer der Stadt Oelsnitz, in Vorbereitung dieser Information, erbrachte, dass an der Prüfung der Eröffnungsbilanzen kein Bedarf mehr besteht. Das Interesse an einer Zusammenarbeit mit Reichenbach könnte, je nach Erfahrung, wiederbelebt werden. Für diesen Fall müsste es eine Anpassung der Preise an die Lohnentwicklung geben und eine erneute Beschlussfassung durch den Stadtrat.
  3. Die Stadt Auerbach mit ihrem Eigenbetrieb ist  zweigeteilt zu betrachten. Während im Eigenbetrieb die Rechnungsabschlüsse auf einem aktuellen Stand sind und deren Prüfung abgeschlossen ist, steht für die Stadt selbst die Eröffnungsbilanz und deren Prüfung noch aus. Vertraglich sind wir noch bis zur Prüfung der Abschlüsse bis 31.12.2016 gebunden. Es sind also noch 5 Bilanzprüfungen der Stadt Auerbach für die nächste Zeit (mindestens 2 Jahre als Zeitraum!) zu erwarten.
  4. Die Stadt Adorf gehört in dieser Reihe zu den ältesten Kunden, die Jahresabschlüsse sind auf aktuellem Stand. Der Vertrag ist mit Vorlage des Abschlusses zum 31.12.2016 beiderseits kündbar. Es ist von Seiten des RPA angedacht diesen Vertrag anzupassen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die zur Prüfung angesetzte Zeit zu knapp kalkuliert war. Nimmt die Stadt Adorf das Angebot das von uns unterbreitet wird an, könnte dieser Vertrag nochmals für 3 bis 5 Jahre verlängert werden. Dies wäre dann erneut dem Stadtrat zur Beschlussfassung vorzulegen.
  5. Die Prüfung des Tourismusverbands Vogtland erfolgte durch das Rechnungsprüfungsamt bis einschließlich des Abschlusses 2014 kostenfrei. Die Übernahme erfolgte, weil die Stadt Reichenbach ein Mitglied dieses Verbandes ist.  Mit dem Zusammenschluss der Tourismusverbände Vogtland und Thüringer Vogtland haben wir dargelegt nicht länger kostenfrei arbeiten zu wollen und zu können. Es waren stets ca. 2 bis 3 Prüfertage für die Arbeit gebunden und Reisekosten entstanden, die durch die Stadt zu tragen waren. Der Zusammenschluss hätte kurzfristig den Prüfungsaufwand erhöht. Den Jahresabschluss 2015 hat daraufhin das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Plauen geprüft für eine Pauschale von 1.000,- €. Die Stadt Reichenbach war nicht zu einer Angebotsabgabe aufgefordert worden. Ob und wie es hier zu einer Fortsetzung der Zusammenarbeit kommen kann  ist ungewiss. Bei Bedarf ist unsererseits ein Angebot zu erstellen und durch den Stadtrat zu beschließen.

 

  1. Weiterhin sind uns dauerhaft weitere Prüfungen übertragen:
    1. Heinsdorfergrund, hier wurden die Prüfungshandlungen für die Eröffnungsbilanz gerade abgeschlossen, es läuft die Gesprächsphase mit der Kämmerei. Es stehen dann die Jahresabschlüsse der nachfolgenden Wirtschaftsjahre bis 31.12.2016 noch aus. Grundlage ist der Vertrag zur Bildung der Verwaltungsgemeinschaft.
    2. PIA hat bereits eine geprüfte Eröffnungsbilanz, das Rechnungsprüfungsamt rechnet in allernächster Zeit mit dem ersten Nachfolgeabschluss zum 31.12.2013 und dann in kürzeren Abständen mit den jeweiligen weiteren Folgeabschlüssen. Prüfungspflicht besteht aus der Zweckvereinbarung.
    3. AZV „Reichenbacher Land“ ist mit seinen Jahresabschlüssen (Bilanzen) auf aktuellem Stand, der Abschluss für das Jahr 2016 ist zum 30.06.2017 zu erwarten. Auch hier ist die Prüfpflicht in der Zweckvereinbarung verankert.
    4. Überörtliche Prüfung des Eigenbetriebs „Kommunales Bestattungswesen Reichenbach“, auch hier ist ein aktueller Stand gegeben und der nächste zu prüfende Abschluss wird auch hier zum 30.06.2017llig. Die örtliche Prüfung ist normaler Bestandteil unserer örtlichen Prüfungsarbeit, die Übertragung der Überörtlichen Prüfung erfolgte durch Beschluss des Stadtrates.

 

Die ab 01.04.2017 noch offenen bzw. fälligen Bilanz- bzw. Jahresabschlussprüfungen sind aus Anlage 2 ersichtlich, die Aufgaben die bereits einen zeitnahen Stand haben wurden dabei mit einem a) gekennzeichnet. Zu beachten ist, dass es  wahrscheinlich um die Jahresmitte zu einer starken Häufung von Prüfungsaufgaben kommen wird, aber auch in der übrigen Zeit muss mit eintreffenden Arbeiten gerechnet werden, da der aufgelaufene Rückstand sonst nicht bearbeitbar ist.  Mit den betroffenen Kämmereien bleiben wir in Kontakt um den Arbeitszufluss so gut es geht zu steuern. Zudem ist der Prüfung der eigenen Abschlüsse Vorrang einzuräumen, sobald diese vorliegen.

Neue Aufträge können nur unter Vorbehalt angenommen werden, sie unterliegen der Beauftragung durch den Stadtrat.

 

 

 

 

Raphael KürzingerBernd Schwuchow

OberbürgermeisterAbt.-ltr. Rechnungsprüfungsamt


Finanzielle Auswirkungen:

Bislang hielt sich der Finanzzufluss aus den abgeschlossenen Verträgen in Grenzen, da Oelsnitz mit einem Wertumfang von 14.100,- pro Jahr erst einmal Abstand genommen hat und die Prüfung der Stadt Adorf aus politischen Erwägungen zu knapp kalkuliert war. Der Vertrag mit Adorf kann bis zur Vorlage des Abschlusses zum 31.12.2016 gekündigt werden, hier wird es ein neues angepasstes Angebot geben. Für Auerbach konnten nur Teile der beauftragten Leistungen erbracht werden, hier stehen noch Leistungen in Höhe von 4.400,- €/Jahr für 4 Abschlüsse aus, da diese Leistungen noch nicht abgerufen wurden (vgl. Anlage 2).


Anlagen:

- Angebotene Prüfungsleistungen

- Ausstehende Jahresabschlüsse/Eröffnungsbilanzen

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 2 1 Anlage 1 (256 KB)    
Anlage 1 2 Anlage 2 (68 KB)